Nei precedenti articoli sono stati descritti gli obblighi (Prima parte e Seconda parte) degli utilizzatori di sostanze chimiche in relazione alle informazioni contenute nelle Schede di Dati di Sicurezza (Sds) e negli Scenari di Esposizione (Se). Tuttavia, ci sono anche altri obblighi importanti, in quanto sanzionabili, come l'obbligo di conservazione delle informazioni previsto dall'articolo 36 del Regolamento Reach.
Anche gli utilizzatori di prodotti chimici sono tenuti a rispettare tale obbligo, vediamo come.
Per prima cosa è bene ricordare che le informazioni in questione sono tutte quelle informazioni obbligatorie riportate nei Regolamenti Reach e Clp (come ad esempio Sds, etichette, eccetera), ma anche quei dati che servono a dimostrare la conformità alla normativa stessa (per esempio dichiarazioni dei fornitori, risposte ricevute dalle autorità, rispetto delle restrizioni, eccetera); quindi non esiste un elenco preciso di documenti da conservare, ma va valutato caso per caso.
Tutte queste informazioni vanno conservate per un periodo almeno pari a dieci anni. Questo termine si deve calcolare a partire dall'ultima utilizzazione della sostanza o miscela in questione.
Tutti gli attori della catena di approvvigionamento sono tenuti a rispettare tale obbligo, inclusi distributori, utilizzatori a valle e, ovviamente, produttori.
Leggi anche Ecco come rispettare i Regolamenti Reach, Clp e Bpr
Come si devono conservare le informazioni?
La norma non lo spiega, ma è da ritenersi pacifico che la conservazione possa essere sia cartacea che virtuale, potendo ben utilizzare archivi, cloud e sistemi di archiviazione informatica, purché gli stessi siano idonei alla conservazione, certificati e a norma di legge.
Tale conservazione va mantenuta anche in caso di cessione o trasferimento dell'azienda (o di un suo ramo), nonché in caso di amministrazione controllata o fallimento, a cura del liquidatore o amministratore.
Le informazioni vanno manutenute a disposizione degli ispettori in caso di ispezione o visita di controllo: l'autorità competente in Italia è l'autorità sanitaria locale, coordinata dal Ministero della Salute. A livello europeo l'Agenzia Europea delle Sostanze Chimiche (Echa) può indirizzare gli ispettori locali con programmi di controllo, lasciando comunque sempre la piena autonomia agli stessi sulle modalità di svolgimento e di attuazione di tali controlli.
Cosa rischia chi non rispetta tale obbligo?
La violazione dell'obbligo di conservazione delle informazioni come descritto sopra sottopone l'utilizzatore, nel nostro caso l'impresa agricola, al rischio di sanzione amministrativa pecuniaria.
Infatti, il Decreto sanzionatorio - D.Lgs. 133/2009 - prevede una sanzione amministrativa pecuniaria da 3mila a 18mila euro in caso di violazione, anche in caso vi sia stata una cessione o un trasferimento dell'attività (articolo 10 comma 9).
Come prepararsi al meglio
Le informazioni da conservare sono sicuramente molte e varie, e comprendono documenti ufficiali, messaggi di posta elettronica, Sds, etichette, comunicazioni ricevute, eccetera. È consigliabile dotarsi di soluzioni d'archiviazione documentali, di tipo cartaceo o digitale, sicure e organizzate, dotate di sistemi di sicurezza e conformi alla legge.
È senz'altro opportuno consultare un consulente tecnico esperto per valutare il miglior modo per garantire l'archiviazione e l'accesso su richiesta di tutti questi documenti, trovando la soluzione migliore per il proprio caso. I documenti archiviati devono poter essere garantiti come conformi, non modificabili e veritieri. In caso di modifiche aziendali, sia oggettive che soggettive, è necessario lasciare istruzioni idonee per l'utilizzo e per la consultazione di tali archivi.
La normativa inoltre non indica espressamente dove tali documenti debbano essere conservati, per cui è sempre possibile affidarsi a società specializzate in archiviazione e gestione di documenti.
L'altro obbligo molto importante previsto dal Reach, ossia quello di mettere a disposizione le informazioni di sicurezza ai lavoratori, verrà trattato nel prossimo articolo.
Leggi anche Regolamenti Reach e Clp, (altri) obblighi per gli utilizzatori di sostanze chimiche. Seconda parte
A cura di Francesca Samartin dello Studio legale Landilex
"Stare sul lato del sicuro è facile, basta seguire l'etichetta!" poteva essere vero quando si parlava di fitosanitari in passato, ma al giorno d'oggi le aziende agricole sono tenute ad osservare adempimenti previsti dai Regolamenti Reach, Clp e sui Prodotti Biocidi. Si tratta di norme complesse che hanno un impatto importante sulla gestione quotidiana del lavoro agricolo e che, se non rispettate, possono portare sanzioni anche molto salate.
È per questo che lo Studio legale Landilex, specializzato da anni nel settore della sicurezza dei prodotti fitosanitari, fa il punto sulle norme da conoscere e rispettare per lavorare nel rispetto della legge e quindi nella massima tranquillità.
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