Devono partecipare il datore di lavoro (o un suo rappresentante); l'Rspp, il medico competente, l'Rls.
La riunione ha lo scopo di sottoporre a tali figure il Dvr, l'andamento degli infortuni e delle malattie professionali e della sorveglianza sanitaria, i criteri di scelta e l'efficacia dei Dispositivi di protezione individuale (Dpi), i programmi di formazione e informazione dei lavoratori.
Inoltre, tale incontro può essere il luogo per individuare codici di comportamento e buone prassi per prevenire i rischi di infortuni e malattie professionali, nonché di porsi obiettivi di miglioramento del sistema di gestione della salute e sicurezza interno all'azienda.
Infine, la riunione ha lo scopo di fare emergere eventuali variazioni che possono avere effetti sulla sicurezza e salute dei lavoratori (es. introduzione di nuovi macchinari o di nuove attività o processi, ecc.).
La riunione deve lasciare traccia: è quindi obbligatorio redigere un verbale, che deve rimanere a disposizione dei partecipanti per la sua consultazione.